Creare uno storyboard per fare storytelling

Per creare uno storyboard dobbiamo intanto sapere che cosa sia

Creare uno storyboard consiste essenzialmente nel realizzare una serie di disegni che rappresentano le sequenze di un film, di una serie televisiva o di una pubblicità (di fronte a questa parola, molte persone pensano ai disegni pubblicitari in stile Mad Men della TV). Nel mondo aziendale, invece, penso allo storyboard come a una traccia visiva per il contenuto della presentazione. Oltre a permetterti di organizzare i pensieri e creare un piano stabile, dedicare del tempo alla preparazione di uno storyboard durante il processo di pianificazione ti fa avere anche una comunicazione più breve, mirata ed efficace.

Il primo consiglio che voglio darti in merito è: rimani low tech. Cominciamo proprio da questa idea.

Impara ad amare il low tech

Resisti alla tentazione di ricorrere alla tecnologia! Non è ancora il momento di aprire PowerPoint, Google Slides o Keynote e iniziare a creare le diapositive. Prima di arrivarci, abbiamo un sacco di lavoro da fare, e sarà al cento per cento low tech. Useremo penne, carta e post-it.

Vediamo quali sono i motivi che ci spingono a usare la tecnologia prima del dovuto e quali sono le conseguenze negative che ne derivano e che ti porteranno ad apprezzare i benefici del low tech.

La tecnologia genera soddisfazione

Quando creiamo utilizzando questi strumenti, proviamo una certa soddisfazione. Quando creiamo una diapositiva ci sembra di aver fatto qualcosa di molto produttivo. Ampliarla, farne tante altre ci sembra poi un progresso enorme! Eppure, se lo fai troppo presto, può essere controproducente. Potresti passare un bel po’ di tempo a preparare dei contenuti che alla fine si riveleranno sbagliati per la situazione. Se all’interno della presentazione inserisci una diapositiva inutile, quasi certamente non sarà la fine del mondo. Ma immagina invece di passare alla modalità creazione diapositive, di prepararne un bel po’, e di capire solo dopo tanto lavoro che nessuna di queste riesce a trasmettere la Grande Idea. Cadere in questo vortice è semplicissimo. Quando il processo è low tech, puoi invece evitarlo perché avrai esaminato attentamente ogni parte del contenuto. Questo concetto mi porta al punto successivo.

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La tecnologia è perfetta

Un altro motivo per cui siamo attratti dai computer è il livello di perfezionamento che ci garantiscono quando creiamo. Le persone hanno, nella maggior parte dei casi, smesso di scrivere con carta e penna, tanto che quando lo fanno, oltre a non sentirsi più abituate, hanno la sensazione di essere lente. Forse pensi di non essere bravo a disegnare o di avere una pessima calligrafia, e che se riesci ad abbozzare qualcosa in un PowerPoint, tanto vale usare direttamente quello, vero? Non è così! Capisco bene perché lo pensi, ma ti assicuro che avere idee approssimative, una calligrafia orribile e fare disegni pessimi sono una cosa totalmente diversa dal processo di mettere la penna sul foglio. Perché quando lo fai, collaudu il contenuto della presentazione. Ci pensi in modo critico. Vedi le idee che hai scritto e anche il modo in cui tu stesso reagisci; puoi sollecitare le reazioni degli altri focalizzandoti su un meta-approccio piuttosto che sullo specifico contenuto (una volta che la diapositiva esiste, implora di essere criticata sia nel contenuto sia nella forma; e dovremo fare anche questo, ma più avanti). Quello che ci serve prima di iniziare è un piano d’attacco ben strutturato.

La tecnologia dà attaccamento

Inoltre, rimanendo low tech mentre pianifichiamo, evitiamo di cadere in una trappola: il senso di attaccamento. Hai mai notato che quando passi un certo tempo a preparare qualcosa – una diapositiva, per esempio – sviluppi una sorta di attaccamento nei suoi confronti? In alcuni casi, anche se sai che sarebbe meglio, o comunque più producente, apportare delle modifiche, potresti decidere di non farlo perché hai fatto già un bel po’ di lavoro per arrivare a quel punto.

Mettiamo il caso che io abbia trascorso le ultime quattro ore a creare uno splendido grafico che ho poi sistemato su una diapositiva pazzesca. Ti faccio vedere tutte le slide che ho preparato, poi arriviamo proprio a questa. Mi dici: Cole, credo che questa diapositiva non sia rilevante. Forse dovresti spostarla nell’appendice?.

Che botta.

Ecco che emerge un sentimento di perdita.

E a questo sentimento si associa una perdita reale quando penso alle quattro ore di lavoro che ho investito per creare quello splendido grafico che ho poi messo su quella pazzesca diapositiva.

Adesso supponiamo che io sia rimasta low tech. Ho resistito alla tentazione di aprire il computer e non ho creato nessuna diapositiva. Ho invece fatto brainstorming, raccolto le idee sui post-it e le ho organizzate in uno storyboard. Prendiamo in considerazione lo stesso scenario: ti sto guidando in quella che è la mia pianificazione e arriviamo a un post-it su cui ho abbozzato molto approssimativamente il grafico che ho in mente. Mi dici che secondo te non è rilevante. Ci rifletto, capisco che hai ragione e lo riciclo. Non ho maturato nessun senso di attaccamento o un qualsivoglia affetto nei confronti di questo post-it. Non c’è stato nessun senso di perdita. E nemmeno tempo perso a creare e poi buttare via il contenuto o abbandonarlo nell’appendice.

I miei dispositivi preferiti per lo storyboard: i post-it

Preparo gli storyboard usando piccoli post-it. Scelgo quelli da 47,6 millimetri e ne possiedo di tantissimi colori che a volte uso per creare delle categorie. I post-it mi piacciono perché sono piccoli e mi obbligano a essere concisa con le idee. Mi piace anche il fatto che siano appiccicosi, così posso tenerli fermi mentre li organizzo.

Quando faccio brainstorming, di solito annoto gli argomenti e le idee per il contenuto. Durante la fase di brainstorming per questo capitolo, sui post-it avevo appuntato i titoli di sezione e i vari contenuti. Quando fai brainstorming per una presentazione, immagina che ogni post-it alla fine diventi una diapositiva. Rimani però flessibile: una singola idea può trasformarsi in una serie di diapositive, oppure potresti mettere più idee in una diapositiva sola. Quel che conta all’inizio è concepire un buon numero di idee.

Che cosa scrivere sui post-it?

Ho parlato di generare le idee, ma è un’indicazione troppo generica. Potresti infatti chiedermi a quali idee, nello specifico, mi sto riferendo. Non c’è un unico modo giusto per fare lo storyboard. Capirai cosa è meglio per te facendo dei tentativi e apportando le dovute modifiche in corso d’opera.

Quando faccio brainstorming, il genere di cose che scrivo sui miei post-it rientra di solito nelle categorie elencate qui di seguito.

• Il contesto storico o ambientale.
• La formulazione del problema, la domanda o l’ipotesi.
• La mia Grande Idea.
• Le ipotesi che ho fatto.
• I bias a cui devo rivolgermi.
• I punti dati.
• I grafici o gli altri elementi visivi.
• I dettagli di analisi o la metodologia statistica.
• Le fasi del processo.
• Gli esempi illustrativi.
• Le scoperte o le cose da ricordare.
• Le ipotesi alternative.
• Le opzioni da prendere in considerazione.
• I punti di discussione.
• I consigli.

Questo è un ottimo momento per prenderti una pausa e provare. Hai all’attivo un progetto in cui devi comunicare qualcosa a qualcuno? Prendi un po’ di post-it o taglia un foglio vuoto. Imposta un timer di dieci minuti. Usando la mia lista come guida, fai brainstorming per raccogliere le idee su un possibile contenuto che riesca a trasmettere il messaggio che vuoi comunicare.

Storyboard con diversi livelli per contenuti più lunghi

Per le presentazioni più lunghe o per i contenuti scritti, di solito faccio più storyboard, a livelli diversi nel corso del tempo. Inizio con qualcosa di più ampio e poi lo faccio diventare sempre più granulare mentre pianifico i particolari. Prendiamo il mio ultimo libro, per esempio.

Per prima cosa, ho creato uno storyboard per la struttura generale: le sezioni e i capitoli principali (ho proceduto con un metodo iterativo e non lineare per far sì che tutto si allineasse e avesse senso). In alcuni casi, sono andata più in profondità con le idee del contenuto di un dato capitolo per avere un senso di equilibrio generale e per tenere traccia dei pensieri che avevo in merito agli aspetti che reputavo più indicati per una particolare area. Mentre scrivo queste parole, il piano più ampio è ancora facilmente leggibile sui post-it, appiccicati sull’anta dell’armadio del mio ufficio. Ci rifletto su e apporto regolarmente delle modifiche (per il momento ho un’impostazione abbastanza definita di quello che sto scrivendo nei capitoli dedicati alla pianificazione, tra cui questo, ma sto ripensando a come strutturare quelli relativi alla creazione che verranno dopo).

Mentre tutto ciò accade su un meta-livello, mi concentro su uno specifico capitolo per volta. Inizio ognuno di essi facendo uno storyboard. Faccio brainstorming e poi organizzo gli argomenti delle sezioni, le idee dei contenuti, le barre laterali, gli esempi illustrativi e gli aneddoti. Per quello che scrivo, di solito in questa fase non chiedo feedback (ma lo faccio spesso se invece sto pianificando una presentazione). Se non sono sicura su come organizzare il tutto o quale approccio adottare, parlo ad alta voce per risolvere il problema. Poi inizio a scrivere, usando come guida lo storyboard che ho creato per il capitolo. Ci sono dei punti in cui rimango bloccata, quindi torno allo storyboard, lo riorganizzo e riprovo. In ogni caso, quasi sempre a questo punto, l’editing si sposta sul documento scritto (e continua per un bel po’!).

Una strategia simile funziona anche per le presentazioni più lunghe. Inizia con lo storyboard del layout generale e usalo come guida generale. Poi prepara di nuovo lo storyboard a diversi livelli di granularità in modo tale da poter vedere e controllare il tuo piano prima di dedicartici e iniziare a creare i contenuti. Dopo aver preparato uno storyboard del contenuto generale, ripeti il processo per una sezione in particolare. Potresti farlo di nuovo per pianificare il contenuto di una data diapositiva. Sì, ci vogliono tempo e fatica. Ma come abbiamo visto, siccome ti obbliga a far fluire in tutto quello che fai una bella quantità di pensieri, la qualità di quello che crei crescerà e ti guiderà nel costruire una comunicazione che si adatta meglio a una specifica situazione.

Nello storyboard, dove dovrebbe comparire la Grande Idea?

Quando si tratta di organizzare il contenuto, sorgono un bel po’ di domande, per esempio: Nello storyboard, dove metto la Grande Idea? Devo costruirlo affinché tutto confluisca in essa? Deve invece essere il mio punto di partenza? Altro?. Non c’è un’unica strada giusta. I diversi scenari richiederanno approcci diversi. In alcuni casi, andranno bene più metodi. Ci sono pochi aspetti da prendere in considerazione in merito al posizionamento della tua Grande Idea e l’ordine generale delle componenti dello storyboard.

Molto spesso, quando iniziamo a organizzare il contenuto, gli diamo un’impostazione cronologica o lineare. Un modo di fare che ci viene naturale, perché rispecchia l’ordine generale della nostra esperienza. Se sto comunicando i risultati di un’analisi, posso iniziare con la domanda a cui ho deciso di rispondere, poi parlare dei dati che ho usato (da dove vengono, che cosa ho fatto per affinarli eccetera). In seguito, posso rivedere le specificità dell’analisi che ho effettuato. Così facendo trovo nuovi risultati ed elaboro una serie di consigli. Questa progressione avviene in modo quasi scontato, e corrisponde al modo in cui ho lavorato al progetto.

Quando organizziamo il contenuto in modo lineare, come in questo caso, di solito la Grande Idea arriva alla fine. Vuol dire che dobbiamo mantenere viva l’attenzione del pubblico fino alla fine per giungere al punto centrale. Un’altra opzione è iniziare con la Grande Idea. Ma che cosa succede se lo facciamo e gli altri non sono d’accordo? Potrebbe non essere il modo migliore per iniziare. Questo mi porta a fare delle considerazioni più specifiche che dovrò tenere in mente mentre decido dove inserire la Grande Idea all’interno della presentazione.

Catturare e mantenere l’attenzione degli ascoltatori, guidare una conversazione nella direzione desiderata, ottenere credibilità agli occhi del pubblico, spingerlo all’azione. Era questo lo scopo, vero?

Uno dei fattori è il livello di credibilità che hai agli occhi del pubblico. Se non hai una relazione forte con le persone che lo compongono, inizi con la Grande Idea e loro si mostrano in disaccordo, parti già in una posizione di discordia. Di solito non è un bel modo per cominciare. In questo caso, usare un ordine cronologico – la progressione lineare – potrebbe essere un’opzione migliore, così aiuti gli altri a comprendere la tua logica mentre procedi. Quando sarai arrivato alla fine, si spera che siano totalmente presi da quello che dici, o quanto meno disposti ad ascoltarti.

D’altro canto, ci sono scenari in cui è molto più sensato cominciare con la Grande Idea. Per esempio, se hai già stabilito un rapporto con il pubblico oppure credi che sia disposto ad accettare i tuoi consigli, iniziare con la Grande Idea porterà tutti a pensare con la stessa struttura mentale e ad avviare più rapidamente conversazioni produttive. Puoi anche cominciare con la Grande Idea se non sei sicuro di avere il tempo di vedere tutto dall’inizio alla fine o se hai paura che qualcuno ti interrompa e ti porti fuori strada. Se al tuo pubblico interessa la domanda fondamentale E quindi?, rispetto a come ci sei arrivato, allora inizia pure con la Grande Idea. In alcuni casi, se gli altri la accettano sin dall’inizio, non dovrai prendere in esame tutti gli altri dettagli.

In generale, cerca di capire quale ordine, secondo te, funzionerà meglio in quella specifica situazione: chi è il tuo pubblico e come terrai la presentazione. Non affezionarti allo storyboard, non è il momento.

Chiedi un feedback

Ricevere un feedback sul tuo storyboard è utile proprio come lo è riceverlo sulla Grande Idea. Ci sono solo vantaggi nel leggerlo ad alta voce, nell’articolare la tua logica e nel rispondere alle domande altrui: in questo modo capirai se quello che stai pianificando ha senso anche per qualcun altro. Dopo aver preparato lo storyboard, guardalo insieme a un collega per dieci o quindici minuti, discutetene e fatti dare un’opinione.

In questa fase di pianificazione iniziale, sarebbe ottimo ricevere anche il feedback del cliente, dello stakeholder o del manager. Non sarà sempre possibile e non sarà sempre assennato, ma quando lo è, ti permetterà di capire se tutti sono allineati prima di fare un lavoro enorme. Avanza la tua richiesta dicendo È ancora un lavoro grezzo, ma questo è ciò che penso mentre condividi lo storyboard o anche un elenco puntato che corrisponda ai tuoi piani. Se non riesci a ottenere feedback del tipo Sì, è fantastico, continua oppure No, non ci siamo; dobbiamo cambiare direzione, non avrai sprecato tempo ed energie. In generale, prima ricevi questo tipo di feedback direzionale, meglio è. Nel caso contrario, se sei un manager e vorresti dare a qualcun altro un feedback agli albori del processo, incoraggia i membri del tuo team a preparare uno storyboard che condivideranno con te.

Preparare uno storyboard con il resto del team

Preparare uno storyboard insieme al resto del team è un esercizio eccellente, soprattutto nel caso in cui più persone stiano lavorando insieme a una presentazione o a un rapporto. Se puoi, porta tutti in una sala conferenza dove ci siano una lavagna bianca e dei pennarelli. Dopo che vi siete messi d’accordo sul contenuto e sul flusso generali, disegna sulla lavagna alcuni rettangoli belli grandi, che ricordino la forma di una diapositiva (quando prepari uno storyboard con il resto del team, può essere una buona idea inserire anche alcuni post-it di grandi dimensioni, ognuno dei quali rappresenterà una diapositiva). Aggiungi i titoli che avete abbozzato e disegna il contenuto di supporto che devi mettere insieme o creare.

In questo modo, quando avrete finito, avrete tutti la stessa visione generale. Le persone potranno anche capire come gli incarichi che hanno ricevuto andranno a confluire nel quadro generale, assistere gli altri dando loro dei feedback, incoraggiando una comunicazione coesa. E alla fine sarete tutti sulla stessa lunghezza d’onda perché ambirete agli stessi risultati.

Questo articolo richiama contenuti da Storyteller di successo.

Immagine di apertura di Alex Litvin su Unsplash.