Google Docs, scrittura condivisa per tutti

Anche se non è una legge di natura comprovata, si può dire che tutti coloro che posseggono un personal computer hanno usato almeno una volta un word processor, chi più chi meno. Non è infrequente il caso in cui un documento scritto debba passare attraverso diverse revisioni, e che le correzioni siano apportate da diversi soggetti. Certo, esistono gli strumenti di revisione propri dei word processor, ma in ogni caso, se gli utenti non sono fisicamente vicini o almeno uniti da una rete locale, i documenti sono costretti a rimbalzare da un client all’altro.

Una delle piccole rivoluzioni di quello che chiamiamo web 2.0 è la maggiore possibilità di realizzare una scrittura collaborativa via web. Rispetto ad altre applicazioni più orientate all’intrattenimento o ai propri hobby, rischia di passare in secondo piano. Qui non si tratta tanto di condividere passioni, quanto di lavorare in collaborazione sugli stessi documenti – un tipo di attività che, in un recente modello di mappatura del web 2.0 (curiosamente definito Virtual Identity 0.2) potrebbe posizionarsi sul lato destro dello schema (le “attività principali”) in un ambito che dal privato si estende fino al pubblico, dall’alto verso il basso.

È quello che ci propone Google Documenti e Fogli di Lavoro (più semplicemente noto come Google Docs), uno dei più recenti strumenti offerti dalla società di Mountain View, da anni particolarmente attiva nel campo delle applicazioni partecipative (basti citare Blogger, Orkut, Dodgeball, YouTube). Google Docs può essere visto come una suite di programmi di office automation online che comprende il word processor (Writely, uno strumento di elaborazione di testi condiviso, lanciato nel 2005 e acquistato da Google l’anno successivo), il foglio di calcolo (SpreadSheet, realizzato da Google nel 2006) e a breve, probabilmente entro l’estate 2007, anche un sistema per creare presentazioni e slide.

Ma qual è il vantaggio di usare Google Docs invece di Microsoft Word e Excel o anche di OpenOffice Writer e Calc? Ovviamente, il fatto che i documenti – salvati per default ogni minuto sui server di Google – siano condivisibili in tempo reale tra diversi utenti, che possono perciò aprire i file, modificarli e salvarli in contemporanea. I documenti possono essere prodotti direttamente all’interno di Google Docs, importati da una mail o da un preesistente file: il sistema supporta tutti i formati più diffusi di office automation e può anche salvare in diversi formati (doc, xls, pdf, rtf, html ecc).

Il word processor, basato sul vecchio Writely (ma senza i simpatici menu della precedente applicazione, per una questione di uniformità grafica dei prodotti Google), offre le classiche funzionalità di editing e formattazione (menu Modifica), la possibilità di inserire oggetti nei documenti (menu Inserisci) e un controllo del versioning, ossia di tutte le modifiche apportate tra un salvataggio e l’altro (menu Revisioni). Il tasto File permette di salvare il documento nei formati citati. A destra, altre due opzioni fondamentali: Condividi e Pubblica.

La condivisione funziona sulla base degli inviti: uno o più collaboratori possono essere chiamati a intervenire sullo stesso documento, e le loro revisioni verranno integrate in tempo reale, inserendosi a catena nello spazio dedicato alle diverse versioni del documento. La pubblicazione di un documento, invece, può essere gestita dando al file un Url specifico su server Google oppure pubblicando il documento direttamente sul proprio blog: Google Docs supporta i servizi di Blogger, BlogHarbor, BlogWare, LiveJournal, SquareSpace e WordPress).

Il foglio di calcolo ha le stesse funzionalità di Excel, ma presenta possibilità di interazione tra utenti ancora più spinte. Oltre alle modalità di ordinamento dei dati e alle innumerevoli formule matematiche, logiche e finanziarie, contenute nel menu principale del foglio di lavoro, nel menu di destra compare una nuova voce (Forum) che permette agli utenti che gestiscono il file in condivisione di chattare in merito alle modifiche apportate. L’interfaccia è molto simile a quella di Google Mail, e infatti è possibile anche assegnare dei tag (le Etichette di Google) ai documenti e ai fogli di lavoro in archivio, proprio come sulle mail di GMail.

Qualche difetto, va da sé, il sistema ce l’ha, soprattutto limiti di spazio e di sicurezza. I documenti non devono superare i 500 KB (più 2 MB per ogni immagine inserita) e i fogli di calcolo non possono avere più di 10.000 righe e 256 colonne, ma per un uso non intensivo può andare più che bene. La sicurezza è un punto più delicato: non si accede tramite una connessione Https e comunque non è necessario nessuna ulteriore procedura di login per Google Docs. Questo può essere un problema, soprattutto nel momento in cui l’utente, magari già collegato a Google per vari altri motivi (posta, calendario, etc.) non “stacchi” mai dal sito con un opportuno log-out: si potrebbe essere oggetto di attacchi volti al recupero di dati sensibili (es. cookie) da parte di malintenzionati.

Lo strumento è comunque di grande utilità e va ad insidiare lo scontato primato di Microsoft nel campo dell’office automation (ma anche Windows Vista prevede una maggior diffusione della tecnologia Live e il “click to run” dei documenti Office sul web). Va provato, soprattutto per sperimentare un’applicazione web 2.0 che può realmente esserci utile nella pratica lavorativa quotidiana, come strumento di lavoro alternativo, come backup personale on line o come gioco comunitario per scrivere a quattro, sei, otto, n mani.