L’outliner e le mappe per organizzare le idee

Le idee sono modi di vedere le cose. Sono astratte, come la libertà, o concrete, come una gabbia che si apre. Sono razionali, come il predicato verbale, o sensoriali ed emotive, come una doccia dopo una corsa.

Le conoscenze sono idee organizzate in modo da formare strutture più complesse, come la famiglia, il codice stradale, l´uso del mouse. Le idee possono essere indipendenti l´una dall´altra, le conoscenze sono sempre relazioni fra idee e informazioni. Se penso a un capitello dorico, è un´idea, ma non significa che io conosca il tempio dorico. Se colloco il capitello sopra la colonna, le colonne tutte intorno sopra la base, e ci metto sopra i frontoni, i fregi e il tetto, ho l´idea del tempio, o la conoscenza del sistema “tempio dorico”. Se infine applico quel modello ai templi di Selinunte, Agrigento, Paestum, e al Partenone, posso dire di avere una certa conoscenza dei templi dorici. Se pensiamo a un puzzle, le idee sono come i pezzi staccati, la conoscenza è l´immagine che viene fuori dal puzzle quando tutti i pezzi si incastrano l´uno con l´altro.

Le informazioni sono differenze che creano differenze. Un cartello di circolazione vietata mi informa che in quel luogo posso andare solo a piedi. L´informazione modifica il mio piano di movimento, perché lascerò l´auto e andrò a piedi. L´informazione deve aggiungere o togliere qualcosa a quanto già sapevo, altrimenti non è tale, almeno per me. Quando ho appreso che in quella piazza la circolazione è vietata, rivedere il cartello non mi dà ulteriori informazioni. Se invece vedo un nuovo cartello che dice “Solo nei giorni festivi” questa informazione cambia ancora i miei comportamenti e le mie conoscenze.

La comunicazione è un processo con cui si mettono in comune idee, informazioni, esperienze, conoscenze, emozioni. Possiamo comunicare anche con idee poco brillanti, informazioni carenti o ridondanti, esperienze noiose, conoscenze banali e disorganizzate, emozioni esagerate o fredde. Ma se usiamo ingredienti di buona qualità, idee ben formulate, informazioni utili, esperienze significative, conoscenze organiche, emozioni piene e aperte agli altri, la torta della comunicazione sarà molto saporita e fragrante.

Testi strutturati e non

Per semplificare le cose, limitiamoci ai documenti di testo. Se da essi passiamo a documenti audiovisivi e multimediali, il discorso generale non cambia. Fin da bambini siamo stati abituati a testi sequenziali. Le favole, e poi i racconti, i cartoni animati, i film, si svolgono dall´inizio alla fine. Anche le esperienze di vita di un bambino sono ordinate in sequenza: ci si alza, ci si lava, si va a scuola, si gioca, si dorme. Tuttavia ben presto ci si rende conto che esistono associazioni di idee, famiglie di animali e di oggetti, gruppi di persone, e che alcuni sono più importanti, altri meno, alcuni fanno da contenitore, altri da contenuto. Ecco dunque che da strutture sequenziali si passa a strutture gerarchiche o a rete.

Anche nella scrittura, a scuola si insegna a scrivere in modo sequenziale. Il tema in classe propone un argomento, che va svolto da un inizio a una conclusione. Inoltre induce a partire da una frase sintetica, e a svilupparla in tre o quattro paginette, a fare cioè tutto il contrario di quello che si farà nella vita, dove quattro pagine vanno sintetizzate in una frase. Quando si sta per uscire dalla scuola, il rituale di passaggio è la tesi di laurea. È la prima vera esperienza di scrittura professionale, dove gli argomenti sono organizzati in modo gerarchico, dal generale al particolare, e dove si scrive solo ciò che realmente serve, in modo asciutto ed essenziale, invece di gonfiare il proprio testo di frasi inutili e scopiazzate qua e là. Almeno, così dovrebbe esser fatta una buona tesi.

Quando poi si entra nel mondo del lavoro, e si lavora con informazioni, conoscenze e comunicazione, come accade oggi in gran parte delle attività, si scrive in modo ancor più rapido, sintetico, essenziale, perché non c´è tempo da perdere, bisogna andare subito al sodo. La scrittura professionale, dalla carta al web, si basa su strutture gerarchiche e su rimandi a rete, e su un sistema più o meno efficiente di archiviazione e recupero delle informazioni. Dal testo si va sempre più verso l´ipertesto, con cui le informazioni si organizzano, si cercano, si conservano, si condividono con altri. Il web è un immenso ipertesto, dove tutti noi navighiamo ogni giorno. Quindi l´esperienza ipertestuale, che fino a una decina di anni fa era piuttosto limitata, oggi è comune a tutti quelli che navigano nel web.

Tuttavia non mi capita spesso di vedere testi strutturati, almeno al di fuori del web. Un testo non strutturato è come un fiume, in cui ogni parte del testo ha la stessa importanza. Per cercare un´informazione contenuta nel testo bisogna leggerlo tutto, o almeno leggerne lunghe porzioni. È come pescare una trota nel fiume. Dove sarà mai? Un testo strutturato è un allevamento di pesci, con tante vasche che contengono ognuna i pesci dello stesso tipo. Se voglio una trota di due chili vado direttamente nella vasca dove ci sono le trote di quella grandezza. Ma anche se ricevo una trota da due chili, la metterò in quella vasca, per poterla riprendere subito quando mi servirà.

La struttura di un testo può essere gerarchica, dal generale al particolare, o a rete, dove alcuni argomenti sono collegati con altri, all´interno e all´esterno del testo. Un saggio critico, o una relazione di bilancio, sono strutturati ad albero, dal tronco ai rami sempre più sottili, fino alle foglioline più piccole. Un dizionario è una rete, con tanti piccoli nodi collegati con altri (i rimandi fra un termine e l´altro). Un sito web è un albero con rami e foglie collegati a rete con rami e foglie di altri alberi.

Oggi, quando si organizza un testo, un ipertesto, o comunque un insieme di informazioni, si tende a separare il contenuto dalla forma. Il contenuto è ciò che scrivo o che dico, la forma è come lo scrivo: caratteri e grandezze di titoli, sottotitoli, paragrafi, corpo del testo. La buona strutturazione di un testo, o comunque di un insieme di informazioni, oggi è una capacità da acquisire insieme con la scrittura stessa, perché è alla base di qualsiasi scrittura professionale, dalla carta al sito web.

Gli strumenti

Come fare a strutturare un testo? Nei miei corsi faccio usare un argomento molto comune, il menu del ristorante di un albergo. Un testo non strutturato racconterebbe in modo continuo tutto quello che si può mangiare, dalla prima colazione alla cena, dall´antipasto al dessert e all´amaro. Ma un menu non è fatto così, perché chi vuole scegliere un piatto dovrebbe leggerlo tutto.

Il menu è un testo strutturato, press´a poco così.

• Colazione
  • Breakfast
  • continentale
• Pranzo
  • Antipasti
    • Mare
    • montagna
  • Primi
    • Minestre
    • asciutte
  • Secondi
    • Carne
    • Pesce
  • Contorni
    • Insalate
    • Verdure cotte
  • Frutta
• Cena
  • Antipasti
  • Primi
  • Secondi
  • Contorni
  • Frutta

In tal modo se voglio vedere che cosa c´è di secondo per cena ci arrivo subito. Questa strutturazione è importante sia per testi brevi, come appunto un menu, sia per testi lunghi, come una relazione o un saggio di 300 pagine. La struttura testuale si può rappresentare in modo visivo come una mappa, più o meno così:

La mappa permette di abbracciare tutto l´argomento in un solo colpo d´occhio. Mappe mentali e concettuali sono rappresentazioni di processi di pensiero o di informazioni organizzate, e si basano sulle proprietà associative e deduttive del nostro cervello. Dato un argomento, ci vengono in mente diverse idee, alcune derivanti l´una dall´altra, altre completamente diverse. Quando si scrive in modo sequenziale, se viene una buona idea per la conclusione spesso ce la perdiamo perché stiamo ancora scrivendo l´inizio. Con una mappa invece un´idea può essere sempre sistemata in un ramo esistente o in uno nuovo, in un ramo principale o in un sottoramo.

La strutturazione gerarchica di un testo si chiama outline, in italiano struttura. Per creare un nuovo testo, o per organizzare informazioni in modo ipertestuale, come si fa quando si prepara un sito web, io parto indifferentemente da un outline o da una mappa. Potrei farlo a mano, come facevo prima che ci fossero i computer, ma oggi è molto più pratico e rapido farlo con il computer. Per approfondire l´uso delle mappe nella scrittura, rimando a Mappe mentali e scrittura nei quaderni del Mestiere di Scrivere.

Il supporto dei software

Oggi disponiamo di ottimi applicativi per testi o per mappe, sia proprietari che open. Outline e mappe elettronici sono facili da creare e modificare, da inviare in posta elettronica, da condividere anche a distanza con altri che a loro volta possono modificarli. La struttura gerarchica è fatta direttamente dall´outliner o dal software per le mappe, la struttura a rete si può fare assegnando link attivi a qualsiasi parola.

Ambiente Office. In ambiente Microsoft Office si usa Word con il suo ottimo outliner, e MindManager, un programma per fare mappe mentali facile da usare e perfettamente compatibile con tutto il pacchetto Office (si può scaricare una versione di prova su Scatole Pensanti). Infatti, una volta creato un outline con Word, possiamo salvarlo e importarlo in MindManager che automaticamente lo visualizzerà come mappa. Ma se partiamo da una mappa fatta con Mindmanager, possiamo esportarla con un semplice clic del mouse come outline Word, come presentazione PowerPoint, come un foglio di progetto per Microsoft Project. Sia l´outline che la mappa possono essere visualizzati nella loro completezza, fino all´ultimo livello, o limitandosi ai livelli generali. Questa possibilità è molto utile quando il testo è lungo o la mappa è complessa e molto ramificata. Ecco per esempio il nostro menu visualizzato solo fino al primo livello.

Visualizzazione del menu fino al primo livello

Come si vede, accanto a ogni nodo c´è il segno +: indica che il nodo contiene informazioni nei suoi livelli inferiori. Se voglio vedere solo il pranzo, vado a cliccare sul + e mi si aprono man mano i livelli inferiori. Posso così navigare nelle mie informazioni in modo molto rapido e pratico, senza perdere tempo a scartabellare o a fare scroll. Per attivare l´outliner Word si va su Visualizza/Struttura. L´interfaccia cambia, e mostra una serie di strumenti che servono per usare l´outliner in tutta la sua potenza di organizzazione e navigazione. Con questa visualizzazione si vede sul monitor l´organizzazione gerarchica del testo, non il suo aspetto grafico. Quindi i rientri non hanno valore grafico, ma logico. Quando si scrive, io raccomando di non perdere mai tempo a formattare (applicare colori, font, corpi ai caratteri), ma solo a strutturare. Quando il testo è ben strutturato si formatta in un attimo, perché basta assegnare le proprietà desiderate a un titolo, e applicarle con un clic a tutti i titoli. Per l´uso dell´outliner Word, si può approfondre su L´outliner, uno strumento per le vostre scalette.

Ambiente Open. Qualcosa di simile può essere fatto in ambiente OpenOffice, anche se in modo un po´ più complicato, perché il word processor in questo caso non ha ancora un outliner semplice e usabile come quello di Word. La mancanza è stata segnalata da più di un utente, per cui si spera che i power user prima o poi corrano ai ripari. Per ora un vero e proprio outline come quelli che si fanno con Word non si può fare, anche se lavorando con il word processor si può aprire con F11 la finestra Stilista e assegnare i livelli gerarchici selezionando le righe del testo una per una. Oppure si può partire da FreeMind, costruendo la propria mappa. Anche FreeMind è elegante e facile da usare. Fatta e salvata la mappa, la si esporta in formato Html. La si apre con un browser che la visualizza come un outline con i rientri gerarchici. Dal browser si può copiare e incollare il testo nel word processor di OpenOffice per lavorarci sopra in modo testuale. Il procedimento è un po´ tortuoso, ma si deve tener conto che i software sono gratuiti, e che sono in continua evoluzione, quindi può darsi che fra poco gli inconvenienti siano risolti.